Política de privacidad del Canal Ético

La información personal que se recabe en el marco de este Canal Ético será tratada por Omar Coatings SA, como entidad legalmente responsable, por razones de interés público, para tratar de evitar la comisión de posibles irregularidades o actividades ilícitas. Salvo que sea legalmente obligatorio, dicha información no se facilitará a ningún tercero ajeno a la Sociedad, ni a nadie de la organización que no esté debidamente autorizado para conocer o acceder a ella. Las partes involucradas en las denuncias o consultas que se reciban podrán ejercer los derechos que legalmente les corresponden en materia de Privacidad, así como conocer con el debido detalle toda la información legal adicional, dirigiéndose a informatica@omar.es , o a través de esta Política.

Información Legal Adicional

Política de Privacidad

OBJETO

El objetivo de la presente Política de Privacidad es informar de las condiciones legales bajo las que se tratarán los datos personales que se recaben como consecuencia de las denuncias y consultas que se puedan presentar a través del Canal Ético de Omar Coatings SA. Para la correcta configuración y diseño de este Canal Ético, Omar Coatings SA da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de Protección de Datos Personales; de manera especial:

1. A) El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “Reglamento General de Protección de Datos”),
2. B) La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales, y
3. C) demás normativa de desarrollo que pueda resultar de aplicación. Aun no estando todavía traspuesta a la legislación nacional, Omar Coatings SA también ha tomado en consideración algunas cuestiones previstas en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES QUE SE RECABEN

La entidad legalmente responsable del tratamiento de los datos que se recaben en el marco del Canal Ético es la sociedad mercantil Omar Coatings SA, (en adelante, “Omar Coatings SA”, “Sociedad”, “Compañía”, indistintamente). Sus datos de contacto son:

Denominación Social: Omar Coatings SA

Domicilio social: Avenida d’Alacant, nº 14, cp 46460 Silla, provincia de Valencia

Información de Contacto: Avenida d’Alacant, nº 14, cp 46460 Silla, provincia de Valencia

Teléfono: 96 120 32 84

email: omar@omar.es

CIF: A46138392

3. PROCEDENCIA DE LOS DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

En este Canal Ético se podrá tratar información personal del denunciante y del denunciado, así como de terceras personas involucradas en los hechos que hayan sido objeto de una consulta o denuncia (por ejemplo, posibles testigos). Omar Coatings SA podrá recibir dichos datos personales:

1. a) directamente del propio interesado (por aportarla en el momento de formular su denuncia o consulta, al formular sus posibles alegaciones, o en cualquier otro momento de la investigación); y,
2. b) de manera indirecta, por cualquiera de las personas –físicas o jurídicas- involucradas en la investigación,

En estos casos en los que se reciba información personal de un interesado de manera indirecta, como muestra de trasparencia se le informará inmediatamente de ello, indicándole en especial la procedencia de sus datos, y la categoría de información que se ha recibido sobre él.

4. FINALIDAD Y LEGITIMACIÓN

Conforme al Reglamento General europeo de Protección de Datos, se hace constar que con el Canal Ético se busca cumplir una triple finalidad, cada una de ellas con su correspondiente base legitimadora que la justifica:

1. a) Prevención de riesgos penales, como misión de Interés Público En primer lugar, los datos personales que se recaben en el Canal Ético serán tratados con la finalidad de
   1. 1.- tramitar y gestionar las consultas y denuncias que se reciban,
   2. 2.- si procede investigar los hechos objeto de denuncia,
   3. 3.- a fin de clarificar y obtener evidencias de lo sucedido para, en su caso, poder tomar acciones legales,
   4. 4.- otorgando asimismo al denunciante la protección necesaria para prevenir posibles represalias.

   Este tratamiento de datos se llevará a cabo para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, como es la prevención, detección y descubrimiento de posibles riesgos e incumplimientos de la normativa penal que puedan producirse en el seno de la organización, y que puedan generar responsabilidad penal para Omar Coatings SA, como tal persona jurídica.

2. b) Tener evidencia del correcto funcionamiento del Modelo de Prevención de Riesgos Penales, por el Interés Legítimo de Omar Coatings SA Adicionalmente, se podrán tatar datos personales en el marco de este Canal Ético por el interés de Omar Coatings SA en disponer de evidencias del correcto funcionamiento de su Modelo de Prevención de Riesgos Penales.Se llevará a cabo lo anterior por concurrir un interés legítimo de Omar Coatings SA, que no perjudica ni lesiona la Privacidad de los interesados, y también de éstos, al tener igualmente un legítimo interés en que la Compañía en la que trabajan o prestan sus servicios disponga y aplique un Modelo de Prevención de Riesgos Penales adecuado y eficaz.
3. c) Otros posibles usos que puedan resultar legalmente obligatorios
   Finalmente, en algunos casos los datos personales también podrán ser tratados para dar cumplimiento a determinadas obligaciones legales que sean de aplicación a Omar Coatings SA, específicamente la normativa aplicable a compañías cotizadas y muy en particular la Circular 1/2020 de la CNMV. En estos casos, y en la medida de lo posible, se informará de ello y de la norma que lo impone.

5. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES QUE SE RECABEN

Los datos personales de quien formule la denuncia, del denunciado, y de terceros que puedan ser mencionados en ella o participar en su investigación (por ejemplo, Clientes u otros empleados), serán tratados por Omar Coatings SA:

1. a) durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, Omar Coatings SA procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que sea precisa su conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos
2. b) en su caso, durante el tiempo en que se desarrolle la pertinente investigación y, finalmente,
3. c) a lo largo del ejercicio de las acciones legales que correspondan.
4. d) En el caso de tratarse de una simple consulta, durante el tiempo necesario para su gestión, tramitación y respuesta.

Tras ello, Omar Coatings SA conservará dichos datos (i) debidamente bloqueados y única y exclusivamente (ii) para dar cumplimiento a posibles obligaciones legales que resulten de aplicación, así como (iii) para atender a posibles reclamaciones y responsabilidades, manteniéndolos bloqueados y durante los plazos máximos legalmente establecidos a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, Juzgados y Tribunales, y posibles Administraciones Públicas Competentes.

6. ¿A QUÉ DESTINATARIOS SE COMUNICARÁN LOS DATOS PERSONALES QUE SE RECABEN?

Como regla general, Omar Coatings SA no compartirá con ningún tercero los datos que recabe a través de su Canal Ético. Únicamente accederá a ellos el personal de Omar Coatings SA que, por sus funciones, responsabilidades y cometidos dentro de la Compañía, esté debida y previamente autorizado.

No obstante, frente a esta regla general existen algunas excepciones. Así:

1. a) En primer lugar, los datos sí podrán ser facilitados a aquellos terceros a los que Omar Coatings SA esté legalmente obligada a facilitárselos: por ejemplo, Juzgados y Tribunales, Cuerpos y Fuerzas de Seguridad o cualquier Organismo Público competente.
2. b) Si como consecuencia de la investigación llevada a cabo se decidiera la adopción de medidas legales contra un trabajador de Grupo Omar Coatings SA, se le facilitaría a su entidad empleadora la información estrictamente necesaria para la correcta ejecución de las medidas pertinentes.
3. c) Asimismo, Omar Coatings SA puede contar con la colaboración de terceros proveedores de servicios, que pueden tener acceso a tales datos personales y que los tratarán en su nombre y por su cuenta. En relación con lo anterior se pone de manifiesto que Omar Coatings SA, de conformidad con el artículo 28 del RGPD, sigue unos estrictos criterios de selección de proveedores, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones en materia de protección de datos.

Así, y para regular las condiciones de Privacidad en las que actuarán esos posibles terceros proveedores, Omar Coatings SA se compromete a suscribir con ellos el correspondiente contrato de tratamiento de datos mediante el que les impondrá, entre otras, las siguientes obligaciones: aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas; tratar los datos personales para las finalidades pactadas y atendiendo únicamente a las instrucciones documentadas de Omar Coatings SA; y suprimir o devolverle los datos una vez finalice la prestación de los servicios.

Se indica lo anterior por cuanto Omar Coatings SA podrá contratar la prestación de servicios con terceros proveedores que desempeñen su actividad, a título enunciativo y no limitativo, en los siguientes sectores: asesoramiento jurídico, empresas de servicios profesionales multidisciplinares, o empresas proveedoras de servicios tecnológicos o informáticos.

En estos supuestos de intervención de un tercer proveedor, en el contrato que se suscriba con él se harán constar de manera expresa las siguientes obligaciones:

El proveedor, como tal encargado del tratamiento, seguirá rigurosa y puntualmente las instrucciones de Omar Coatings SA.

El encargado no usará dichos datos para otro fin distinto.

El encargado implantará las medidas de seguridad -técnicas y organizativas- para garantizar la confidencialidad de la información a la que acceda.

El encargado no comunicará a terceros los datos obtenidos en el marco de la administración del Canal Ético, ni siquiera para su conservación.

Las anteriores actuaciones no conllevarán la transferencia de los datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, no produciéndose, por tanto, ninguna transferencia internacional de datos. No obstante lo anterior, si excepcionalmente fuera preciso llevar a cabo alguna actuación que sí pudiera conllevar una transferencia internacional, Omar Coatings SA dará en todo momento debido y estricto cumplimiento a las obligaciones de información y legitimación que establezca la legislación vigente en cada momento, de tal manera que quede debidamente salvaguardada y protegida la Privacidad de las personas.

7. EJERCICIO DE DERECHOS

Las personas cuyos datos personales puedan llegar a ser tratados en el marco y contexto del Canal Ético tendrán los siguientes derechos:

1. a) Tendrán derecho a obtener confirmación sobre si se están tratando sus datos personales o no – en el marco de la gestión del Canal-, así como a acceder, rectificar, limitar el uso de sus datos, o en su caso, solicitar su supresión, en los términos legalmente establecidos.
2. b)En determinadas circunstancias, a oponerse al tratamiento de sus datos personales.
3. c) También podrá reclamar ante la Agencia de Protección de Datos (como Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante: – escrito dirigido a la Agencia de Protección de Datos, c/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid, – o a través de la web https://www.aepd.es

En el supuesto de que el interesado no resida en España o, en cualquier caso y por cualquier motivo, quiera formular su reclamación ante cualquier otra Autoridad Nacional de Control -de entre todas las de la Unión Europea-, puede hacerlo igualmente.

8. LIMITACIÓN AL ACCESO DE LOS DATOS

El acceso a los datos contenidos en el Canal Ético quedará limitado exclusivamente a la UCN, así como a Recursos Humanos, el Comité de Auditoría u otras áreas que resulten estrictamente necesarias para la investigación de los hechos, todas ellas en el estricto ámbito de sus competencias de acuerdo con el Modelo de Prevención de Riesgos Penales de Omar Coatings SA.

Asimismo, y tal y como ya se ha indicado, también podrán acceder a dichos datos los terceros profesionales a los que Omar Coatings SA pueda llegar a encomendar la prestación de determinados servicios relativos a la gestión del Canal Ético.

9. PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD Y MINIMIZACIÓN DE DATOS

Los datos personales recabados en el marco del Canal Ético:

• – se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
• – serán tratados en todo momento, de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos relacionados con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia; y
• – serán adecuados y no excesivos. No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una denuncia específica.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD. POSIBLE ANONIMATO DEL DENUNCIANTE

Omar Coatings SA se asegurará de que se adoptan todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados, al objeto de protegerlos de posibles divulgaciones o accesos no autorizados. A este respecto, los denunciantes podrán decidir si identificarse, o no, al efectuar una denuncia.

No obstante, se anima a que los denunciantes se identifiquen para, de este modo, poder obtener más información acerca de los hechos denunciados. En todo caso, se garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del denunciante que finalmente desee identificarse.

Asimismo, y como medida para garantizar la confidencialidad del denunciante, se hace constar expresamente que el ejercicio de su derecho de acceso por parte del denunciado no supondrá de manera automática el acceso a la identidad del denunciante. Sin embargo, como excepción a lo anterior, siempre que concurra una causa justificada de suficiente entidad y resulte imprescindible para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada, o legalmente resulte preceptivo, se le podrá facilitar al denunciado la identidad del denunciante (al igual que cualquier otra información de la que se pueda deducir directa o indirectamente su identidad).

Las revelaciones hechas en virtud de la excepción prevista en el párrafo anterior estarán sujetas a salvaguardias adecuadas. En particular, y entre otras medidas que se puedan adoptar, antes de revelar su identidad se informará de ello al denunciante, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial, remitiéndole una explicación escrita de los motivos de tal revelación. En este sentido se hace constar que la identidad del denunciante sólo la conocerán el UCN, Comité Auditoría y los Directores de las áreas estrictamente competentes que participen en la investigación y resolución de las denuncias que se formulen. Podrían conocerlos también expertos externos. A este respecto, se hace constar que todas las personas que, por razón de las funciones que desempeñen, tengan conocimiento de las denuncias que se formulen, están obligadas a guardar secreto sobre la identidad de la persona denunciante.

11. DEBER DE INFORMACIÓN A LAS PARTES INVOLUCRADAS.

Las partes involucradas en las consultas o denuncias que se reciban serán debidamente informadas de las condiciones legales en materia de Privacidad bajo las cuales se tratarán sus datos personales. Para llevar a cabo lo anterior, la UCN de Omar Coatings SA:

1. 1. Arbitrará los mecanismos necesarios para garantizar que los destinatarios de este Canal puedan conocer y tengan a su disposición, de manera sencilla, accesible, comprensible y por supuesto gratuita, las normas de Privacidad contenidas en esta Política. Ello, en todo caso, con carácter previo a la interposición de una posible consulta o denuncia.
2. 2. Asimismo, adicionalmente, cada vez que se formule una denuncia o consulta, la UCN informará de manera particular a las personas involucradas. No obstante, la forma en que llevará a cabo lo anterior se gestionará de manera personalizada. Así, a este respecto, y al margen de que esta Política esté accesible en el portal del empleado de Omar Coatings SA, para reforzar y garantizar el cumplimiento de tal deber de información se llevarán a cabo las siguientes medidas (en función de si se trata del denunciante, del denunciado o de un tercero involucrado):- Denunciante: Si el denunciante se identifica al formular la denuncia, se le informará también del tratamiento de sus datos en el correo electrónico que se le remita para acusar recibo de la presentación de su denuncia o consulta, con un enlace a esta Política de Privacidad. Se llevará a cabo lo anterior en el plazo máximo de 7 días hábiles, a partir de la recepción de la denuncia.
   • – Denunciado: En el caso del denunciado será necesario evaluar, de manera individualizada, si el hecho de informarle de la presentación de una denuncia contra él podría comprometer el correcto desarrollo y buen fin de la investigación. En este sentido, en caso de que se decida no informar al interesado en la fase inicial de la investigación, esta decisión será debidamente documentada y justificada. A este respecto, por regla general se informará al denunciado de la interposición de una denuncia contra él en el plazo máximo de un mes desde su recepción. No obstante, excepcionalmente y siempre que exista una justa causa, dicha comunicación podrá demorarse dos meses adicionales (por tanto, en total, un máximo de 3 meses) o, incluso, no practicarse, si llevarla a cabo pudiera poner en grave peligro el buen fin de la investigación. Ello, sin perjuicio de la participación que finalmente tenga como consecuencia de la contradicción del proceso que se siga.
   • – Cualquier otro interesado implicado en la denuncia o consulta: Finalmente, a los terceros involucrados en la denuncia o consulta que se formule, se les informará de forma previa a su participación en el proceso: por ejemplo, a un posible testigo con carácter previo a su entrevista o toma de declaración.

12. DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS

Omar Coatings SA ha nombrado a una persona para garantizar, entre otras cuestiones, que en el funcionamiento del Canal Ético se cumplen todas las exigencias legales de la normativa en materia de protección de datos, tanto española como europea. Se trata del Delegado de Protección de Datos, y será quien pueda atender todas las consultas o reclamaciones que se formulen como consecuencia y en relación con el tratamiento de sus datos personales dentro del Canal Ético. Su dirección de correo electrónico de contacto es informatica@omar.es